フリーランスとして経理を担当していると、日々の業務に追われ、気づけば伝票整理が後回しになってしまうことも多いのではないでしょうか。
「明日やろう」
と思っていても、結局月末や決算直前に焦ることになりがちです。
今日は、日々のタスクとして伝票整理を無理なく習慣化するためのコツを、
初心者の方でも実践できる形でご紹介します。
伝票整理を毎日のタスクにする重要性
伝票整理を怠るリスク
伝票整理を怠ると、次のようなリスクが生じます。
• 確定申告の負担が増加・・まとめて処理するのは時間も労力もかかります。
• 経費漏れや記帳ミス・・日々の記録が曖昧になると、正確な経理が難しくなります。
• クライアントや税理士との連携に影響・・遅れが発生すると、信用を損なう場合もあります。
日々のタスクとしてのメリット
一方で、毎日少しずつ進めることで得られるメリットは以下の通りです
• 業務の効率化：日々の負担を分散できます。
• 精神的な安心感：常に最新の状態を保てるため、急な対応にも余裕が持てます。
• 正確性の向上：記憶が新しいうちに処理することでミスを減らせます。
毎日続けられる伝票整理の習慣化ステップをご紹介
具体的な目標を設定してみましょう
• 1日の作業量を具体的に決める（例：「1日5枚整理する」など）。
実行可能な範囲でスモールステップから始めることが大切です。
作業の流れをルーチン化する
• 同じ時間帯に作業する：例えば、朝の仕事開始前や夕方の業務終了後。
• 整理スペースを整える：専用の机や棚を設けると集中力が高まります。
とする事で、やり忘れが回避できます。
ツールを活用して効率化
• クラウド会計ソフト：手入力の手間を省き、自動記録が可能。
• スキャナーアプリ：紙の領収書をデジタル化して管理。
• リマインダー機能：毎日決まった時間に通知を設定。
知っておきたい！リマインダー機能の詳しい使い方
リマインダー機能は、日常のタスクや予定を忘れないようにするための便利なツールです。
スマートフォンやパソコンでリマインダー機能を活用する具体的な方法を説明します。
スマートフォンでリマインダーを使う
iPhoneの場合（リマインダーアプリ）
1. リマインダーアプリを開く
ホーム画面で「リマインダー」アプリをタップします。
2. 新しいリマインダーを追加する
• 画面右下の「＋新規リマインダー」をタップします。
• リマインダーのタイトル（例：「伝票整理」）を入力します。
• 詳細を追加したい場合は、「i」アイコンをタップして次を設定できます：
• 日付と時間（例：毎日10:00）
• 繰り返し設定（例：毎日、毎週）
• 優先度やメモ
3. 通知をオンにする
設定した時間になると通知が届きます。
知ってると簡単、便利な機能です。
Androidの場合（Googleリマインダー）
1. GoogleアプリまたはGoogleカレンダーを開く
Googleアシスタント経由でも設定可能です。
2. リマインダーを作成する
• Googleカレンダーでは「＋」アイコンをタップし、「リマインダー」を選択します。
• タイトル、日時、繰り返し設定を入力します。
3. 通知を確認する
設定した時間に通知が届きます。Googleアシスタントを使えば声で追加も可能です（例：「OK Google、伝票整理を毎日午後3時にリマインドして」）。
パソコンでリマインダーを使う
Macの場合（リマインダーアプリ）
1. リマインダーアプリを開く
Dockまたは「アプリケーション」フォルダから「リマインダー」を起動します。
2. 新しいリマインダーを作成
• 左側の「＋」ボタンをクリックして新しいリストを作成。
• 「新規リマインダーを追加」をクリックし、タスク内容を入力します。
• 詳細設定で通知日時を指定します。
3. 通知の確認
設定した日時になるとMacで通知が表示されます。
Windowsの場合（Microsoft To Do）
1. Microsoft To Doをダウンロード
Microsoft Storeから無料でアプリをインストールします。
2. リマインダーを作成
• アプリを開き、「＋」ボタンをクリック。
• タスクのタイトルと詳細を入力します。
• 通知の日時や繰り返し設定を追加します。
3. デバイス間で同期
Microsoftアカウントを使ってスマートフォンやタブレットと同期可能です。
リマインダーを日常に活用するコツ
毎日のルーチン
例：毎日決まった時間に「伝票整理」「メールチェック」などのタスクを設定。
繰り返し設定を活用する
定期的なタスクには「毎日」「毎週」などの繰り返しリマインダーを設定。
サブタスクを追加
例：「伝票整理」の中に「領収書整理」「帳簿入力」などの小さなタスクをサブタスクとして設定。
色やカテゴリ分け
リマインダーアプリによってはリストごとに色分けが可能です。仕事、プライベート、買い物などで整理すると便利です。
トラブル対策
•通知が届かない場合
スマートフォンやパソコンの通知設定を確認し、リマインダーアプリの通知がオンになっているか確認してください。
同期がうまくいかない場合
同期を利用する場合は、同じアカウントでログインしていることを確認します。
（例：iCloud、Googleアカウント）。
リマインダー機能を活用することで、フリーランスのタスク管理や日常生活がさらに効率化されます。
ぜひ試してみてください！
おすすめの実践方法：今日から始める簡単ステップ
必要なものを揃えてみましょう。
• ファイルやバインダーを用途ごとに用意。
• 必要なツール（電卓、ペン、スキャナーなど）を一箇所にまとめる。
「5分だけ」を目標にスタート
忙しい日でも「5分だけ整理する」と決めて実行。
短時間で終わる目標なら継続しやすくなります。
「終わったら〇〇する」でご褒美を設定
作業後にコーヒーを飲む、短い散歩をするなど、自分への小さなご褒美を設定することでモチベーションを保ちます。
実際の手順：具体例で学ぶ伝票整理のやり方
日付順で仕分ける
• まずは伝票を月ごと、日ごとに分ける。
• デジタル化する場合は、スキャナーで読み取る際に日付を入力。
カテゴリごとに分類する
• 経費の種類（交通費、消耗品、接待交際費など）で仕分け。
フリーランス初心者のための経理入門
フリーランス初心者の方が経理を始める際に必要な基本ステップを、図解と表を用いて分かりやすく解説します。
経理の基本フロー
図1: 経理の基本フロー
経理作業は、以下の手順で進めます
- 収支記録：日々の売上や経費を記録します。
- 伝票整理：領収書や請求書を整理して、正確に保管します。
- 帳簿記録：収支を帳簿に記録し、正確なデータを保ちます。
帳簿の基本フォーマット
帳簿は、以下の形式で記録すると分かりやすく整理できます。
| 日付 | 取引内容 | 収入 | 支出 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 2024-12-01 | ウェブデザイン案件報酬 | 100,000円 | – | 銀行振込 |
| 2024-12-02 | 名刺作成費用 | – | 3,000円 | 文具店で購入 |
| 2024-12-03 | クラウド会計ソフト利用料 | – | 10,000円 | 年間契約 |
領収書や伝票の整理方法
領収書や請求書は、カテゴリごとに分けてファイリングするのが基本です。以下の方法を参考にしてください。
| カテゴリ | 具体例 | 保管方法 |
|---|---|---|
| 交通費 | 電車代、バス代 | 「交通費」フォルダーに保管 |
| 消耗品費 | 文房具、印刷用紙 | 「消耗品費」フォルダーに保管 |
| 接待交際費 | 取引先との食事代 | 「接待交際費」フォルダーに保管 |
• 会計ソフトを利用して、カテゴリに沿って入力。
データを確認しながら保存
• 領収書の内容を確認し、不備があればすぐに対応。
• 保管期限を意識して、必要に応じてファイリング。
トラブル時の対処法と予防策
領収書を紛失してしまった場合
• 取引先に再発行を依頼しましょう。
• 銀行明細やクレジットカードの利用履歴を代替資料として活用。
大量の伝票が溜まってしまった場合
毎日の忙しさから、伝票整理を怠ってしまい
大量の未処理伝票が発生してしまった時の対処法です。
• 一気に処理しようとせず、1日30分など時間を区切って少しずつ進める。
• 必要に応じて専門家（税理士）に相談。
うっかり忘れてしまうと、伝票の内容や詳細が思い出せないこともあります。
そういう時は、思い切って税理士事務所にお願いするのも、一つの解決策です。
お金はかかりますが、きっちり整理して申告までやってくれるので安心です。
継続するための心構え
「完璧を目指さない」ことが継続のカギです。
忙しい日には無理をせず、翌日に回す柔軟さも大切です。
また、経理は決して後回しにしないほうが、自分の時間を有効に使えます。
まとめ：今日から始める小さな一歩
伝票整理は面倒に感じるかもしれませんが、毎日の習慣にすることで驚くほど負担が軽くなります。
少しずつでも継続していくことで、フリーランスとしての経理業務がスムーズに進むようになるはずです。
あなたのビジネスがさらに充実するよう、この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
