フリーランスとして経理の仕事をしていると、毎日の業務に追われて、ついつい伝票整理を後回しにしてしまうこと、ありませんか？
「明日やろう」と思っていても、気がつけば月末や決算直前に慌てて取りかかることになってしまう…。
そんな経験をされた方も多いかもしれませんね。
この記事では、伝票整理を日々の業務の中でムリなく続けていくためのヒントを、初心者の方でもすぐに取り組めるような形でご紹介していきます。
伝票整理を毎日のタスクにすることの大切さ
フリーランスにとって毎日の伝票整理は大切です。
「なぜ毎日？」と思われる方に、その理由を説明します。
伝票整理を後回しにすることで起こるリスク
• 確定申告の時期にバタバタしてしまう
まとめて処理するのは、思っている以上に大変です。
• 経費の記録ミスや漏れが起きやすい
時間が経つと記憶も曖昧になり、正確に処理するのが難しくなります。
• 税理士やクライアントとのやり取りに支障が出ることも
資料が揃わず、信頼を損ねてしまう可能性もあります。
毎日のタスクとして取り組むメリット
• 少しずつ処理することで、業務がぐっと楽に
こまめにやることで、大きな負担になりません。
• 心の余裕が生まれます
常に最新の状態を保つことで、不安や焦りが減ります。
• 正確な記録ができます
その日のうちに処理すれば、内容をしっかり覚えています。
毎日続けられる伝票整理の習慣化ステップ
小さな目標からスタートしてみましょう
たとえば「1日5枚だけ整理する」と決めるなど、無理のない範囲で始めてみてください。
「できた！」という成功体験が、次の日へのモチベーションになります。
作業を生活の一部にしてしまう
• 時間を決めて取り組む
朝のスタート前や、業務終了後など、ルーチンにしてしまうと続けやすくなります。
• 整理しやすい場所をつくる
机の一角や引き出しに“伝票整理スペース”を設けるのもおすすめです。
ツールをうまく活用しましょう
• クラウド会計ソフト
入力の手間を減らして、自動で処理してくれます。
• スキャナーアプリ
紙の領収書もスマホでパシャッとデジタル化。
• リマインダー機能
毎日同じ時間に通知してくれるよう設定すれば、忘れにくくなります。
リマインダーの使い方【スマホ編】
iPhoneの場合
1. リマインダーアプリを開く
2. 「＋新規リマインダー」をタップして内容を入力
3. 詳細設定で、通知時間や繰り返し頻度も調整できます
Androidの場合
1. Googleカレンダーまたはアシスタントで「リマインダー」を作成
2. タイトル・日時・繰り返し設定を入力
3. 毎日決まった時間に通知が届きます
パソコンでの活用法
Macの場合
1. リマインダーアプリを起動
2. 新しいリストを作成し、タスクを追加
3. 通知設定も簡単です
Windowsの場合（Microsoft To Do）
1. アプリをダウンロード
2. タスクを入力し、通知時間を設定
3. 他のデバイスとも同期できます
実際の手順を具体例で
日付順に仕分ける
• 月ごと・日ごとに分けて保管すると探しやすいです
• スキャン時に日付を入力しておくと後で便利です
カテゴリで分ける
• 交通費、消耗品、交際費などに分けて整理すると、入力もスムーズになります
経理初心者の方へ
経理の基本フロー
1. 収支の記録
2. 伝票整理
3. 帳簿への記帳
帳簿のフォーマット例
| 日付 | 取引内容 | 収入 | 支出 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 2024-12-01 | ウェブ制作の報酬 | 100,000円 | – | 銀行振込 |
| 2024-12-02 | 名刺作成費 | – | 3,000円 | 文房具店で購入 |
| 2024-12-03 | 会計ソフトの利用料 | – | 10,000円 | 年間契約 |
します。
【PDF整理・編集に役立つアプリ5選】
1. Adobe Scan（無料／iOS・Android）
スマホで撮影するだけで、自動的に書類をPDF化。領収書・請求書などのスキャンに便利です。
OCR機能で文字認識もでき、データ整理にも役立ちます。
2. PDF Expert（iOS／無料プランあり）
iPadやiPhoneでPDFに直接書き込んだり、署名したりできる人気アプリ。
クラウド連携もスムーズで、書類の確認や修正がその場で可能です。
3. Smallpdf（Web・アプリ両方対応）
圧縮・結合・分割・回転・変換など、PDFに関する操作がほぼ全部できる万能ツール。
無料版でもかなり多くの機能が使えます。
4. iLovePDF（Web・アプリ両方対応）
Smallpdfに似たツールで、ドラッグ＆ドロップだけでPDFを編集できます。
GoogleドライブやDropboxとの連携もスムーズ。
5. Camscanner（iOS・Android）
スマホで紙書類をスキャンしてPDF化できる定番アプリ。
自動トリミング機能や明るさ調整が優秀。クラウド保存やOCR機能もあります。
トラブル対策も事前に知っておこう
• 領収書をなくしたときは？
→ 取引先に再発行を依頼したり、クレジットカード明細などを活用しましょう。
• 大量の伝票がたまってしまったときは？
→ 一気にやろうとせず、1日30分ずつなど時間を区切って処理していきましょう。
場合によっては、税理士さんに相談するのも安心です。
続けるための心構え
「完璧にやろう」と思わなくて大丈夫です。
忙しい日は、思い切って翌日にまわしてしまってもかまいません。
大切なのは、日々ほんの少しずつでも続けること。
その積み重ねが、あなたの経理業務をぐっと楽にしてくれます。
まとめ：今日からできる小さな一歩
伝票整理は、やらなきゃ…と思うと面倒に感じますが、毎日の中に自然と組み込んでしまえば、気がつけば習慣になっています。
まずは5分だけ。
机の上の数枚を、そっと整理してみてください。
その一歩が、あなたのビジネスをよりスムーズで豊かなものにしてくれるはずです。