普通に生活していると、当たり前のように過ぎていく『時間』ですが、その時間をどのように活用するかで物事は大きく変わってきます。ビジネスの場では特に、限られた時間を最大限に活用する能力が成功の鍵を握ります。今日は、どんな職場でも活用できる3つの時間管理術をご紹介したいと思います。
1. タスクの優先順位を見極める
忙しい日々の中では、すべてのタスクを同じレベルで処理することはできません。そこで役立つのが
「緊急度」
と
「重要度」
でタスクを分類する方法です。
例えば
• 緊急かつ重要なタスクは即座に対応し、
• 重要だが緊急ではないタスクには計画的に時間を割く、
これを徹底するだけで無駄な時間を削減できます。
見聞きすると、とても簡単で当たり前のように感じますが中々実践できていない人が多いように感じています。「緊急度」「重要度」と言う他に
「急ぐか」
「急がないか」
で言う方がわかりやすいかもしれません。
自分の目の前にある案件が「最優先にするべきなのか」どうかをしっかり割り振れるよう見極められる事はとても重要です。
手元にきた順番でしか、物事を処理できない人もいますが、それでは重要な仕事を任されません。経験上、優先順位を見極める力こそどの業種でも必要だと思います。
2. 時間ブロックを活用する
『時間ブロック』の方法をご存知ですか？
『時間ブロック』とは、カレンダーを「ブロック」に分け、特定の時間を特定のタスクに割り当てる方法です。
例えば、朝の1時間を「戦略立案」に、午後の2時間を「チームとの会議」に使うなど、目的を明確にして時間を確保します。これにより、次に何をすべきか迷う時間がなくなり、集中力も向上します。
小学生の頃の「時間割」のようなイメージです。時間列で割り振る事でタスクが見えやすく、迷う事なく仕事に取り掛かれます。
3. マルチタスクを避ける
一度に複数の要件をこなそうとすると効率が下がります。しかし、沢山の案件を抱えなくてはいけない事もありますよね。あまりに多いと、ミスが増える可能性も出てきます。
社会人になると、なかなか難しいですが、出来る限り1つのタスクに集中する「シングルタスク」の習慣をつけて見ましょう。シングルタスクの習慣をつけることで、ミスが減り、質の高い成果を出しやすくなります。
＞＞「今ここ」に意識を集中
• シングルタスクの実践が難しい背景には、
「次のタスクを考えてしまう」
という心理的な負担もあります。
→ 瞑想や深呼吸を取り入れ、「今目の前にある作業に集中する練習」をしましょう。
具体例：シングルタスクへの切り替え方
例：3つの案件を並行して抱えている場合
1. まず案件を「優先順位」ごとに並べる。
2. 午前中は案件Aの資料作成に集中（2時間）。
3. 午後は案件Bのミーティング準備に時間を確保。
4. 残りの時間を案件Cの細かいタスクに振り分ける。
このように、1日の中で「1つの案件に集中する時間帯」を決めるだけでも効果が期待できます。
ポイントは「できる範囲でシングルタスクを目指すこと」です。
完璧でなくても、「今やるべきこと」を明確にするだけでストレスが減り、結果的に生産性が上がるでしょう。
まとめ
様々な職種のなかでも共通して言えるのは時間管理を改善することで、日々の業務がスムーズになり、ビジネスにおける成果を高めることができます。ぜひ今日からこの3つの方法を試してみてください。
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