前回は『初めてお仕事をいただけた場合の、注意点』について説明しました。
今回は『電話対応時のマナーと注意点』について解説します。
電話マナーは意外と重要
ビジネス経験のある方なら、基本的な電話マナーはご存じかもしれません。
しかし、 フリーランスとして仕事をする場合、電話の対応ひとつで信頼を得ることもあれば、信用を失うこともあります。
クライアント側も
「仕事をするなら当然、電話対応のマナーは知っていますよね？」
という前提で接してこられます。
この機会に今一度、自分の対応を見直してみましょう。
電話マナーで覚えておきたい事
①電話する時間帯に気をつけましょう。
クライアント様から
「この時間なら出られる」
と指定されている場合は、その時間帯にかけるのが基本です。
しかし、そういった指示がない場合でも、常識的にNGな時間を避けてることは大切です。
避けるべき時間帯（緊急時を除く）
・お昼休み時間や業務時間外
・始業から約30分間
（朝は業務準備や打ち合わせの時間に充てられていることが多いため）
・終業直前の30分間
（業務の締め作業哉、翌日の準備をしている可能性が高いため）
Point▶︎これらは『相手の仕事の妨げにならないため』の一般的なビジネスマナーです。時間帯を無視していると『マナーの悪い人』と思われる可能性もありますので、十分気をつけましょう。
電話で慌てないように準備をしておきましょう
電話をかける前に、話す要件を整理して、スムーズに伝えられるように準備しておく事も大事です。
電話に慣れてくると、焦る事も少なくなりますが、特に、初めてのクライアントに電話する場合は、緊張してうまく話せないこともあります。
事前に準備すべきこと
✔️ 話す内容をメモに書き出す（簡潔に伝えられるようにする）
✔️メモ帳とペンを用意（クライアントの言葉を記録できるようにする）
✔️話す順番を意識する（重要なことから伝える）
話す順番も重要です
クライアント様の忙しい時間を割いて話をするので「重要な案件」から話をするようにしましょう。
そして、電話の最後には、クライアント様からお聞きした事柄を復唱し、双方で認識を一致しておくことが大切です。
例えば・・
「確認ですが、○○の件については□□ということでよろしいでしょうか？」
という風に伝えることで、誤解を防ぐことができます。
電話をしたが相手が不在だった場合の対応
電話をかけても、相手が対応できないこともあります。
・別の電話に出ている
・外出されて不在だった
・来客中だった
など、こうした場合の対応として、以下の3つの行動に分かれます。
①改めて電話を掛け直す
「こちらから改めてお電話いたします。○○様は何時ごろお戻りでしょうか？」
「それでは、後ほど改めさせていただきます」
という対応が良いでしょう。
✔️自分から掛け直すのが基本的な対応です。
②伝言をお願いする
「恐れ入りますが、○○様へご伝言をお願いできますか？」
という風に、簡潔に要件を伝えられる場合は、伝言を依頼するのも一つの方法です。
しかし、詳細な内容を伝えられない場合は
「お電話があったことだけ、○○様にお伝えいただけますでしょうか？」
と伝えるのもよいでしょう。
③折り返しの電話をお願いする
何度も何度も電話して、毎回不在だった場合もあります。
その時などは、折り返しの電話をお願いしてみましょう。
「お手数ですが、〇〇様が戻られましたらお電話いただけるようお伝え願いますか？」
「申し訳ありませんが、お手すきになられましたら、お電話いただけますか？」
という言い方が一般的です。
✔️何度も不在が続く場合は、折り返しの連絡をお願いするのも選択肢の一つです。
ただし、基本的には自分から掛け直す方が良いでしょう。
電話対応で失敗しないためのまとめ
以電話でのマナーはいかがでしたか？
「当然、全部知ってます」
と言う方の方が多いと思いますが、社会人として、知っていて当然と思われる事ですから、基本的な事だけは、押さえておきましょう。
そして、電話対応は 「知っていて当たり前」 と思われがちなマナーなので、改めて見直すことで 相手に与える印象を良くすることができます。
• 電話をかける時間帯に注意する
• 慌てないために事前準備をする
• 話す順番を意識する（重要なことを先に）
• 電話の最後に確認をする
• 不在時の対応方法を押さえておく
という、基本的なマナーを守ることで、クライアントとの関係もスムーズになり、仕事の信頼度もアップします。
次回は「メールマナー」について解説します！
CCやBCCの使い方、署名のルールなどを詳しく説明するので、ぜひチェックしてみてくださいね。
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