前回のお話はこちら↓
前回は『初めてお仕事をいただけた場合の、注意点』について説明しました。今日は電話対応時の注意点について説明したいと思います。
企業等で働いた経験のある方でしたら、ほとんどの方がご存知の電話でのマナーですが、そういう方も『確認』という気持ちでご覧になっていただけると嬉しいです。
電話マナーで覚えておきたい事
これからフリーランスでお仕事される方も「電話マナーは当然、知っていますよ」という方が圧倒的に多いでしょう。同じようにクライアント側も「お仕事されているなら当然知ってますよね？」「社会人の常識ですからね」と思っています。
①電話する時間帯に気をつけましょう。
クライアント様から「この時間帯は電話に出やすい」と指定されている場合、その時間帯に掛けることは当然です。しかし、そういう取り決めを交わしていない場合でも、常識的にNGな時間を避けて電話をかける事は、社会人として知っておきたいマナーのひとつでもあります。
常識的にダメな時間帯例（緊急の場合は除く）
・お昼休み時間や業務時間外
・始業から約30分間
・終業直前の時間（約30分前）
＊これらは『相手の仕事の妨げにならない』という事で考慮された一般的なビジネスマナーです。これらの時間帯を無視していると『マナーの悪い人』と思われる可能性もありますので、気をつけましょう。
電話で慌てないように準備をしておきましょう
電話で話す内容を確認し、しっかり要件が伝えられる準備をしておく事も必要です。電話に慣れてくると、焦る事も少なくなりますが、初めてのクライアント様に電話する場合や、まだ経験が浅い場合などは、緊張から上手く話が出来ない事もあります。
また、クライアント様の言葉を控えるメモ帳やペンの用意もしておきましょう。
話す順番も重要です
クライアント様の忙しい時間を割いて話をするので「重要な案件」から話をするようにしましょう。
そして、電話の最後には、クライアント様からお聞きした事柄を復唱し、双方で確認しておくことが望ましいです。
電話をしたが不在だった場合
これはよくある事です。
・こちらから電話をかけたけれど、他の電話に出ていた
・外出されて不在だった
・来客中だった
など、電話をしたけれど話が出来なかった場合の対応として、以下の3つの行動に絞られます。
改めて電話を掛け直す
「こちらから改めて掛け直す」という対応が最も良いとされています。その場合の例ですが
⑴「こちらから改めてお電話させていただきます。○○様は、何時ごろお戻りでしょうか？」
⑵「それでは、後ほど改めさせていただきます」
が、よく使われている言い方になります。
伝言をお願いする
先ほどのように「こちらから掛け直します」と言っても「何か伝言をお伝えしておきましょうか？」などと言われることもあります。お願いしても差し支えない内容の場合なら
「恐れ入りますが〇〇様へご伝言をお願い出来ますか？」
と言いましょう。
しかし内容は言えない場合もあります。けれど、電話があった事は伝えて欲しい場合は
「電話があったことだけまる〇〇様にお伝えいただけますでしょうか？」
と言う言葉で対応しましょう。
折り返しの電話をお願いする
何度も何度も電話して、毎回不在だった場合もあります。その時などは、折り返しの電話をお願いしてみましょう。
「お手数ですが、〇〇様が戻られましたらお電話いただけるようお伝え願いますか？」
「申し訳ありませんが、お手すきになられましたら、お電話いただけますか？」
という言い方が一般的です。（基本は、こちらから掛け直す事にしましょう。）
以上、電話でのマナーはいかがでしたか？「全部知ってます」と言う方の方が多いと思います。社会人として、知っていて当然と思われる事ですから、基本的な事だけは、押さえておきましょう。
次回は、1番使うであろうメールマナーです。CCやBCCなどの使い方から、署名や表示名などの用語まで説明しますので、良かったらお気に入り登録お願いします。
