昨日まであったExcelファイルが突然見つからない…。
しかもOneDriveのごみ箱にもない。
そんなとき、「完全に消えたかも…」と焦りますよね。
OneDriveのごみ箱に見当たらなくても、別のアカウントやPC内に保存されていたり、共有元が管理するファイルだったりする可能性があります。
まずはファイルを保存したアカウントと場所を確認しましょう。この記事では、Web版OneDrive・PC・Excelの順に探す方法と、復元機能を使う際の注意点を紹介します。
当てはまる症状はどれですか？
OneDriveのExcelファイルが見つからない原因は一つではありません。まずは現在の状況を確認すると、どこから調べればよいかが分かりやすくなります。次の表で、ご自身の状況に近いものをチェックしてみてください。
| 困っていること | 最初に確認する場所 |
|---|---|
| ごみ箱にもない | ログイン中のOneDriveアカウント |
| パソコンだけ見えない | OneDriveの同期状態 |
| 共有ファイルが見えない | Web版の［共有］と共有元 |
| 保存前に閉じてしまった | Excelの未保存ファイル |
当てはまる項目が見つかったら、その内容から確認を始めましょう。複数の原因が重なっている場合もあるため、一つずつ切り分けながら確認していくことが、ファイルを見つける近道です。
まず試したい確認方法
ここからは、OneDriveで行方不明になったExcelファイルを見つけるために、すぐできる確認方法を順番にご紹介します。
① 保存したアカウントを確認する
OneDriveのごみ箱にファイルがないときは、最初にサインイン中のアカウントを確認しましょう。個人用と職場・学校用の両方を使っている場合、別のアカウントに保存していた可能性があります。
Web版OneDriveで現在のアカウントを確認し、心当たりのある別のアカウントでもファイル名を検索します。ごみ箱もアカウントごとに確認してください。
② Web版OneDriveで検索する
Web版OneDriveにサインインし、画面上部の検索欄にファイル名の一部を入力します。名前を覚えていなければ、「xlsx」や関連する言葉でも探してみましょう。［最近］にも表示されていないか確認してください。
③ OneDriveのごみ箱を確認する
検索しても見つからない場合は、OneDriveのごみ箱を確認します。
左メニューにある 「ごみ箱」 を開いて、Excelファイルが入っていないか確認してください。
「完全に消えた」と思っていても、実はここに残っていることはよくあります。
④ 職場・学校用なら管理者にも相談する
職場・学校用のOneDriveでは、通常のごみ箱から削除されたファイルを、さらに管理者が確認・復元できる場合があります。自分の画面で見つからない場合は、ファイル名、最後に開いた時期、使用したPCを控えて、組織のIT担当者に相談してください。
⑤ PC内とWindowsのごみ箱を確認する
OneDriveへ同期する前のファイルや、OneDrive以外に保存したファイルは、Web版で検索しても見つかりません。エクスプローラーでファイル名の一部や「*.xlsx」を検索し、Excelの［最近使ったファイル］に保存場所が表示されないか確認しましょう。
Windowsのごみ箱も確認してください。ただし、オンラインのみのファイルやWeb版から削除したファイルが、必ずWindowsのごみ箱に入るわけではありません。
パソコンにはExcelファイルがあるのにWeb版OneDriveで見つからない場合は、同期が止まっている可能性があります。タスクバー右下の雲の形をしたOneDriveアイコンを開き、一時停止やエラーの表示がないか確認しましょう。PC内にファイルが見つかったら、同期の設定を変更する前に、OneDrive以外の場所へコピーして開けることを確かめておくと安心です。
⑥ 共有されたファイルか確認する
自分が所有するファイルではなく、誰かから共有されたExcelだった場合は、Web版OneDriveの［共有］も確認しましょう。共有元がファイルを移動・削除したり、共有を解除したりすると、自分の一覧から見えなくなることがあります。
見つからないときは、共有してくれた人にファイルの所在を確認してください。自分のごみ箱に入っているとは限りません。
⑦ Excelで保存前に閉じた場合は未保存ブックを確認する
作成中にExcelが終了した場合は、Excelの
［ファイル］→［情報］→［ブックの管理］→［保存されていないブックの回復］
を確認します。回復用ファイルが残っていれば、開いてすぐに別名で保存してください。すべての作業内容が必ず残るわけではありません。
ファイルはあるが、中身が違うときはバージョン履歴を確認
Excelファイル自体は見つかったものの、内容が消えた・上書きされた場合は、Web版OneDriveでそのファイルの［バージョン履歴］を確認します。以前の内容が残っていれば、日時を確かめて復元できます。
ファイル自体が見つからない場合は、バージョン履歴を開けません。先にアカウント、検索、ごみ箱を確認しましょう。
大量のファイルに影響が出た場合はOneDrive全体の復元を検討
Microsoft 365を利用している場合は、過去30日以内の操作を対象に、OneDrive全体を以前の状態へ戻せる機能があります。職場・学校用では、組織側の設定によって利用可否が異なります。
この操作は探しているExcelファイルだけを戻すものではありません。指定した時点以降に作成・変更したほかのファイルにも影響するため、先に復元画面で対象の操作を確認してください。ごみ箱から完全に削除済みのファイルまで必ず戻せる機能ではありません。
それでも見つからないときは
ここまで試してもExcelファイルが見つからない場合は、残念ながら削除から時間が経ちすぎている可能性もあります。
ただし、仕事や学校のOneDriveを使っている場合は、自分では見えない履歴が残っていることもあります。
会社の管理者が確認できるケースもあるため、大切なファイルなら一度相談してみましょう。
同じトラブルを防ぐためにできること
今回ファイルが見つかっても、「また消えたらどうしよう…」と不安になりますよね。
今後のために、次の設定をしておくと安心です。
Excelの保存先と自動回復の設定を確認する
編集中のファイルは、まず保存先を確認し、こまめに保存しましょう。Microsoft 365でOneDriveやSharePointに保存したファイルなら、自動保存を利用できる場合があります。PC内のファイルや買い切り版のExcelでは動作が異なるため、自動保存の表示だけを頼りにせず、Excelの自動回復設定と実際の保存先も確認してください。
大事なファイルは別にもバックアップする
仕事のExcelや大切なファイルは、OneDriveだけに頼らず
- 外付けSSD
- USBメモリ
- 別のクラウド
などにもバックアップしておくと安心です。
よくある質問
Q. ファイル名を覚えていない場合はどう探せばいい？
Excelを開いて 「最近使ったファイル」 を確認してみてください。
また、Web版OneDriveの 「最近」 から見つかることもあります。
Q. OneDriveのごみ箱にもWindowsのごみ箱にもありません
共有ファイルだった場合は、自分ではなく共有元にファイルの所在を確認してください。
また、削除からかなり時間が経っていると復元できないこともあります。
Q. OneDriveを復元すると他のファイルに影響しますか？
はい、影響する場合があります。
OneDrive全体を過去の状態へ戻すため、それ以降に保存したファイルや変更内容が元に戻ることがあります。
実行前に説明をよく確認しましょう。
Q. パソコンにはあるのにWeb版OneDriveで見つかりません
OneDriveの同期が止まっている可能性があります。
右下のOneDriveアイコンにエラーや一時停止マークが出ていないか確認してみてください。
Q. OneDriveから削除したExcelはパソコンからも消えますか？
同期されているフォルダーの場合は、基本的にパソコン側からも削除されます。
ただし、同期設定や保存場所によって動作が異なるため、削除前に保存場所を確認しておくと安心です。
まとめ
OneDriveのごみ箱にExcelファイルがない場合は、最初に保存時のアカウントを確かめ、Web版OneDriveとPC内の両方を検索しましょう。共有されたファイルなら共有元にも確認します。
Excelファイルが残っていて内容だけが違う場合は、バージョン履歴を確認できます。ファイルが見つからない場合は、ごみ箱や未保存ブックも調べてください。
OneDrive全体の復元は、ほかのファイルにも影響する操作です。利用条件と影響範囲を確認してから検討しましょう。
