Microsoft Listsの使い方｜できることやExcelとの違いを初心者向けに解説

「Microsoft Listsとは、どのようなアプリ？」「Excelとは何が違うの？」

Microsoft Listsは、タスクや備品、問い合わせなどの情報を表形式で整理し、複数人で共有できるMicrosoft 365のアプリです。

見た目はExcelに似ていますが、担当者や進捗状況の管理、表示方法の切り替え、変更時の通知など、チームで情報を管理する機能が充実しています。

この記事では、Microsoft ListsでできることやExcelとの違い、リストを作成して項目を登録する基本的な使い方を初心者向けに解説します。

後半では、Teamsとの連携や通知機能、使用するときの注意点も紹介します。

Microsoft Listsとは？

Microsoft Lists（マイクロソフト リスト）は、タスクや問い合わせ、備品、スケジュールなどの情報を一覧で管理できるMicrosoft 365のアプリです。

1件ごとに担当者や期限、進捗状況などを登録でき、複数人で同じ情報を確認・編集できます。

たとえば、次のような管理に利用できます。

• チーム内のタスクや進捗状況
• 備品や在庫の数量
• 顧客からの問い合わせ
• イベントや社内予定
• 申請内容と承認状況

見た目はExcelに似ていますが、Microsoft Listsは計算やデータ分析よりも、情報の共有や進捗管理を得意としています。

Microsoft Listsは無料で使える？

Microsoft Listsは、主にMicrosoft 365の職場または学校向けアカウントで利用するアプリです。

Windows 11に標準搭載されている無料アプリではなく、利用できるかどうかは、契約しているMicrosoft 365のプランや組織の設定によって異なります。

Microsoft 365へサインインしてもListsが表示されない場合は、使用中のアカウントや契約内容を確認してください。会社や学校のアカウントを使用している場合は、組織の管理者によって利用が制限されていることもあります。

なお、この記事ではMicrosoft 365の職場または学校向けアカウントを使った基本操作を中心に解説します。

Microsoft ListsとExcelの違い

Microsoft ListsとExcelは、どちらも情報を表形式で整理できます。ただし、得意とする作業が異なります。

売上集計や複雑な計算にはExcel、担当者や期限、対応状況を複数人で管理する場合はMicrosoft Listsが向いています。

Excelを置き換えるアプリというより、目的に応じて使い分けるものと考えると分かりやすいでしょう。

Microsoft Listsを開く方法

Microsoft Listsは、Microsoft 365のWebページから開くことができます。

Microsoft 365から開く

1. ブラウザでMicrosoft 365を開きます。
2. 職場または学校のMicrosoftアカウントでサインインします。
3. 画面左上のアプリ起動ツールを選択します。
4. 「すべてのアプリ」または「その他のアプリ」を開きます。
5. 一覧から「Lists」を選択します。

アプリ一覧にListsが見つからない場合は、検索欄に「Lists」と入力して探してください。

Teamsから開く

Microsoft Listsは、Microsoft Teamsのチャネルにタブとして追加することもできます。

Teamsで利用する場合は、対象のチャネルを開き、画面上部の「＋」から「Lists」を選択します。

新しいリストを作成するほか、同じチーム内にある既存のリストを追加することもできます。

Microsoft Listsで新しいリストを作成する方法

Listsを開いたら、「新しいリスト」を選択します。リストの作り方は、主に次の4種類です。

空白からリストを作成する手順

1. 「新しいリスト」を選択します。
2. 「空白のリスト」を選択します。
3. リストの名前を入力します。
4. 必要に応じて説明、色、アイコンを設定します。
5. 保存先を選択します。
6. 「作成」を選択します。

リストを作成すると、最初から「タイトル」という列が用意されています。管理したい内容に合わせて、担当者や期限、進捗状況などの列を追加していきます。

初めて使う場合は、用意されているテンプレートを開き、どのような列が設定されているか確認してみるのもおすすめです。

列を追加して管理する項目を設定する

Microsoft Listsでは、Excelの列にあたる部分へ、管理したい項目を追加します。

たとえば、タスク管理用のリストなら、次のような列を作成します。

• タスク名
• 担当者
• 期限
• 優先度
• 進捗状況

列を追加するには、リスト上部の「列の追加」を選択し、登録する情報に合った種類を選びます。

列の種類によって入力できる内容が変わります。たとえば、期限には「日付」、担当者には「ユーザー」、進捗状況には「選択肢」を使うと管理しやすくなります。

一部の列は、データを登録した後に種類を変更すると影響が出ることがあります。最初から完璧に設計する必要はありませんが、どのような情報を登録するかを簡単に決めてから作成すると安心です。

リストに項目を登録・編集する方法

新しい項目を登録する

1. リスト上部の「新規」を選択します。
2. 各項目へ必要な情報を入力します。
3. 入力内容を確認して「保存」を選択します。

保存した内容は、リストの新しい行として追加されます。

登録した項目を編集する

編集したい項目を選択し、表示された詳細画面で内容を変更します。変更後に「保存」を選択すると、リストへ反映されます。

表のようにまとめて編集する

複数の項目を続けて編集したい場合は、「グリッドビューで編集」を利用すると便利です。

Excelに近い操作でセルを直接編集できるため、複数のデータを入力・修正するときに向いています。作業が終わったら、グリッドビューを終了します。

表示方法を切り替える

Microsoft Listsでは、登録したデータを用途に合わせて表示できます。

たとえば、通常は一覧で確認し、期限を確認するときだけカレンダー表示へ切り替えるといった使い方ができます。

• リスト表示：情報を表形式で確認する
• カレンダー表示：期限や予定を日付ごとに確認する
• ギャラリー表示：情報をカード形式で表示する
• フィルター：条件に合う項目だけを表示する
• グループ化：担当者や進捗状況ごとにまとめる

表示方法を変えても、登録されている元のデータが削除されたり、別のデータに変わったりすることはありません。

「担当者別」「未対応のみ」「今月が期限」など、目的ごとのビューを保存しておくと、必要な情報を見つけやすくなります。

Excelの表をMicrosoft Listsへ取り込む方法

Microsoft Listsでは、すでにExcelで作成している表をもとに、新しいリストを作成できます。

タスク管理表や備品台帳などを作り直す手間を減らせますが、Excelの関数や書式がそのまま引き継がれるわけではありません。

Excelからリストを作成する手順

1. Excelの1行目に項目名を入力します。
2. データをテーブル形式に整えます。
3. Microsoft Listsで「新しいリスト」を選択します。
4. 「Excelから」を選択してファイルを指定します。
5. 取り込む表と各列の種類を確認します。
6. リスト名や保存先を設定して作成します。

取り込むときの注意点

Excelの表を取り込む前に、次の点を確認してください。

• 1行目を「担当者」「期限」などの見出しにする
• 表の途中に空白行や結合セルを入れない
• 日付や数値の入力形式をできるだけ統一する
• 取り込み時に列の種類が正しいか確認する
• Excelの数式やマクロ、複雑な書式は引き継がれないことがある

特に、日付が文字列として取り込まれると、カレンダー表示で正しく利用できない場合があります。作成前の確認画面で、日付・数値・テキストなどの列の種類を確認しておきましょう。

Microsoft Listsを共有するときの設定と注意点

作成したリストは、職場やチームのメンバーと共有できます。

共有する相手には、リストの内容を変更できる「編集権限」や、内容を見るだけの「閲覧権限」などを設定できます。

リストを共有する方法

1. 共有したいリストを開きます。
2. 画面上部の「共有」を選択します。
3. 共有する相手の名前またはメールアドレスを入力します。
4. 編集できるようにするか、閲覧のみにするかを選択します。
5. 内容を確認して共有します。

表示される項目や操作方法は、Microsoft 365の契約内容や組織の設定によって異なる場合があります。

共有するときの注意点

• 必要な人だけを共有先に指定する
• 閲覧だけでよい人には編集権限を与えない
• 個人情報や機密情報を安易に登録しない
• 社外の人と共有する場合は、組織のルールを確認する
• 共有相手や権限を定期的に見直す

列を画面上で非表示にしても、その列の情報に対する閲覧権限が制限されるわけではありません。

見られてはいけない情報は同じリストに登録せず、別のリストで管理するなどの対策を検討しましょう。

Teamsでリストを共有することもできる

Microsoft Listsは、Teamsのチャネルへタブとして追加できます。

チーム内でリストを開けるようにすると、チャットや会議をしながら、タスクの担当者や進捗状況を確認できます。

ただし、Teamsのタブへ追加しただけで、すべてのメンバーへ自動的に同じ権限が与えられるとは限りません。リストを開けないメンバーがいる場合は、元のリストやSharePoint側の共有設定を確認してください。

変更があったときに通知を受け取ることもできる

Microsoft Listsでは、項目が追加・変更されたときなどに、指定した相手へ通知するルールを設定できます。

たとえば、「新しい問い合わせが登録されたら担当者へ知らせる」「進捗状況が変更されたらメールで通知する」といった使い方が可能です。

より複雑な処理を自動化したい場合は、Power Automateと連携する方法もあります。ただし、最初から自動化まで設定する必要はありません。まずはリストの作成と共有に慣れてから、必要に応じて利用するとよいでしょう。

Microsoft Listsの活用例

Microsoft Listsは、複数人で情報を確認したり、進捗状況を共有したりする場面に向いています。

具体的には、次のような用途に利用できます。

特に、「誰が担当しているのか」「いつまでに対応するのか」「現在どこまで進んでいるのか」を複数人で確認したい業務に適しています。

一方、複雑な計算やグラフを使った分析が中心の場合は、Microsoft ListsよりもExcelのほうが向いています。管理したい内容に合わせて使い分けましょう。

Microsoft Listsを使うときの注意点

Microsoft Listsを使い始める前に、次の点も確認しておきましょう。

Microsoft Listsがアプリ一覧に表示されない場合はどうすればよいですか？

まず、個人用アカウントではなく、Microsoft 365の職場または学校向けアカウントでサインインしているか確認します。

アプリ一覧の検索欄に「Lists」と入力しても表示されない場合は、契約プランに含まれていないか、組織の管理者によって利用が制限されている可能性があります。

複雑な計算には向いていない

Microsoft Listsでも簡単な計算はできますが、複雑な関数やデータ分析はExcelのほうが得意です。

担当者や進捗状況の共有にはLists、計算や集計にはExcelというように、目的に合わせて使い分けましょう。

列の種類は登録前に確認する

日付、数値、選択肢など、列の種類によって入力できる内容が異なります。

データを登録した後に列の種類を変更すると、正しく変換されないことがあります。特にExcelからデータを取り込む場合は、作成前に列の種類を確認してください。

列を非表示にしても閲覧制限にはならない

ビューから列を非表示にしても、その情報に対するアクセス権が制限されるわけではありません。

個人情報や機密情報を扱う場合は、非表示機能だけに頼らず、リストを分けることや共有権限を見直すことが大切です。

スマートフォンではブラウザ版を使う

AndroidおよびiOS向けのMicrosoft Listsアプリは、2025年11月中旬に廃止されました。

スマートフォンからListsを利用する場合は、ブラウザでMicrosoft 365にサインインし、モバイルWeb版を使用します。

大量のデータを扱うときは注意する

Microsoft Listsでは、5,000件を超えたらリスト自体が使えなくなるわけではありません。

ただし、一度に処理する項目数が多いと、表示や絞り込みなどの操作が制限されることがあります。大量のデータを管理する場合は、期間ごとにリストを分けたり、表示する項目を絞り込んだりする方法を検討しましょう。

Microsoft Listsについてよくある質問

Microsoft Listsは無料で使えますか？

Microsoft Listsは、主にMicrosoft 365の職場または学校向けアカウントで利用します。

利用できるかどうかは、契約しているMicrosoft 365のプランや組織の設定によって異なります。Microsoft 365へサインインしてもListsが表示されない場合は、契約内容や管理者の設定を確認してください。

Microsoft ListsとExcelは何が違いますか？

Excelは、関数を使った計算や集計、グラフによる分析を得意としています。

一方、Microsoft Listsは、担当者・期限・進捗状況などの情報を複数人で共有し、管理することが得意です。

複雑な計算にはExcel、タスクや問い合わせなどの状況管理にはMicrosoft Listsというように、目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。

Microsoft Listsを使うにはTeamsが必要ですか？

Teamsを使わなくても、Microsoft 365のアプリ一覧からMicrosoft Listsを開いて利用できます。

Teamsを利用している場合は、チャネルのタブにListsを追加し、チーム内で情報を共有することも可能です。

Excelで作った表をMicrosoft Listsへ移せますか？

Excelの表をもとに、新しいリストを作成できます。

ただし、Excelの関数、マクロ、複雑な書式などが、そのまま引き継がれるとは限りません。取り込む前に、1行目を見出しにし、結合セルや空白行を減らしておくと移行しやすくなります。

Microsoft Listsはスマートフォンでも使えますか？

スマートフォンのブラウザから利用できます。

AndroidおよびiOS向けのMicrosoft Listsアプリは、2025年11月中旬に廃止されました。現在は、スマートフォンのブラウザでMicrosoft 365へサインインし、モバイルWeb版を利用します。

作成したリストをほかの人と共有できますか？

リストは、職場やチームのメンバーと共有できます。相手に編集を許可するか、閲覧のみにするかを設定することも可能です。

ただし、社外の人と共有できるかどうかは、組織の設定によって異なります。個人情報や社外秘の情報を扱う場合は、共有先と権限を慎重に確認してください。

リストの列を非表示にすれば、ほかの人から見えなくなりますか？

ビュー上で列を非表示にしても、その情報へのアクセス権が制限されるわけではありません。

他の人に見られてはいけない情報は、単に列を非表示にするだけでなく、別のリストで管理するか、共有権限を見直してください。

まとめ

Microsoft Listsは、タスクや問い合わせ、備品などの情報を表形式で整理し、複数人で共有できるMicrosoft 365のアプリです。

見た目はExcelに似ていますが、担当者・期限・進捗状況などをチームで確認しながら管理することを得意としています。

初めて使う場合は、まずテンプレートや空白のリストから簡単な管理表を作り、列の追加や項目の登録、表示方法の切り替えを試してみましょう。

複雑な計算や分析にはExcel、情報の共有や進捗管理にはMicrosoft Listsというように、目的に合わせて使い分けることが大切です。

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